Spisová služba ve školství, jak správně manipulovat s dokumenty, zkušenosti s GDPR
Číslo akreditace MŠMT 32178/2016-1-949, MV ČR AK/PV-577/2015, AK/VE-398/2015

Díky tomuto semináři získáte informace k praktickým dovednostem jak správně nakládat s dokumenty, které do školy přicházejí a které škola odesílá, včetně těch, které se z její činnosti vytvářejí a jsou pro školu nezbytné, přestože se nikam neodesílají. Při vedení spisové služby v elektronických systémech spisové služby je nutno dodržovat základní pravidla. Školy, které vedou spisovou službu v listinné podobě, se musí seznámit s tím, jak mají správně evidovat a ukládat digitální dokumenty. Bude vysvětlena otázka jak přistupovat k nařízení Evropské unie ke GDPR.

Seminář je zaměřen na vysvětlení legislativy, která se zabývá spisovou službou, tedy běžného chodu administrativy v instituci či organizaci, se zaměřením na školské prostředí. Hlavní důraz bude kladen na archivní zákon č. 499/2004 Sb., který byl novelizován a pozměněn zákonem č. 56/2014 Sb., a na vyhlášku č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, která byla novelizována novou vyhláškou č. 283/2014 Sb. Poslední změna proběhla 27. 3. 2019 vyhláškou č. 85/2019 Sb., kterou se mění vyhlášky a prováděcí zákon o archivnictví a spisové službě.

Seminář poskytne nové aktuální informace ke spisové službě zkušeným i začínajícím pracovníkům, kteří vedou jakoukoli agendu.

Obsah semináře:

1. část

• Úvod do problematiky a potřebná legislativa – zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby č. 259/2012 Sb. obojí ve znění pozdějších předpisů.
• Vysvětlení základních pojmů spisové služby, příjem, třídění, označování a evidence dokumentů, zajištění jejich oběhu, vyřizování, podepisování a odesílání.
• Povinnost používání datových schránek orgánů veřejné moci – jak správně evidovat a ukládat dokumenty doručené prostřednictvím datových schránek, jaké má škola používáním povinnosti při používání datové schránky orgánu veřejné moci.
• Evidence a ukládání elektronických dokumentů v ESSL, ale i v případě, kdy škola vede listinnou spisovou službu.

2. část

• Tvorba spisu dvěma způsoby: spojováním dokumentů a pomocí spisového přehledu (sběrného archu). Tvorba spisového řádu včetně spisového a skartačního plánu. Vedení spisové služby v mimořádných situacích u elektronické spisové služby.
• Ukládání a vyřazování dokumentů ve skartačním řízení. Elektronická skartace. Skartační návrh a seznamy dokumentů určených ke skartačnímu řízení, vytváření SIP balíčků.
• Příruční registratura, spisovna a její správné umístění a vybavení. Péče a ochrana dokumentů zaniklých původců – spisová rozluka.
• Před archivní dohled ze strany místně příslušných státních archivů, kontroly ze strany archivu, přestupky při vedení spisové služby, jejich odstraňování a případné sankce.
• Zkušenosti a správné postupy v návaznosti na GDPR.